La situation
Plusieurs versions circulent, des pièces manquent et une demande peut rester sans responsable désigné. Ce scénario est inventé : il ne décrit aucun client réel.
Exemple de mission · entièrement fictif
Retrouver le fil
d’un dossier partagé.
Une petite structure de services reçoit ses demandes par plusieurs canaux. Les documents arrivent au fil des échanges, sans classement commun.
Du besoin au livrable.
Le périmètre
Un lot limité de dossiers, un plan de classement et un tableau de suivi. Aucun changement d’outil ni migration générale.
La proposition
Conserver les dossiers existants, ajouter trois états lisibles et convenir d’une règle de nommage. Tester avec la personne qui traitera les dossiers.
Deux supports pour reprendre la main.
Exemple de livrable · contenu fictif
Repères de classement
01 · À traiterLes nouveaux documents, avant vérification.
02 · En coursUne action identifiée, une personne responsable.
03 · À conserverDes dossiers nommés, une version de référence.
Un principe simple, adapté aux habitudes de l’équipe.
Extrait fictif · tableau de suivi
Dossier A-01
ÉtatPièce attendue
Prochaine actionConfirmer la liste des pièces avec le responsable.
ValidationClôturer uniquement après contrôle du dossier.
Aucune donnée réelle, aucun résultat commercial revendiqué.
Les critères de validation.
- Une personne de l’équipe retrouve la version attendue.
- Chaque demande ouverte possède une prochaine action explicite.
- Le guide permet de traiter un nouveau dossier avec les mêmes repères.
Ces critères servent à vérifier le livrable avec le client. Ils ne constituent pas une promesse de gain de temps chiffré.
Votre situation ressemble à cet exemple ?
Décrire le besoin à clarifier